Datenschutzbestimmungen Landfrauenverein Aarwangen
1. Datenschutz
1.1. Anwendungsbereich und Definitionen
Die nachfolgenden Bestimmungen sollen die Einhaltung des Datenschutzgesetzes beim Umgang mit Personendaten im Verein gewährleisten. Die im Vorstand für Datenschutz verantwortliche Person überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften innerhalb des Vereins. Das Datenschutzgesetz definiert Anforderungen und Schranken für die Bearbeitung von Personendaten. Personendaten sind sämtliche Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Sofern Sie im Rahmen Ihrer Vereinstätigkeit in Kontakt mit Personendaten kommen, sind die vorliegenden Bestimmungen anwendbar.
1.2. Grundsätze
Für sämtliche Personendaten, welche im Zusammenhang mit der Vereinstätigkeit bearbeitet werden, hat jede im Verein tätige Person zu gewährleisten, dass die Datenbearbeitung den folgenden Datenschutzgrundsätzen entspricht.
a. Rechtmässigkeit
Jede Datenbearbeitung muss die gesetzlichen Bestimmungen einhalten.
b. Treu und Glauben
Personendaten dürfen nicht ohne Wissen und gegen den Willen der betroffenen Person beschafft werden.
c. Transparenz
Die Beschaffung und der Zweck einer Datenbearbeitung müssen für die betroffene Person erkennbar sein.
d. Zweckgebundenheit
Personendaten dürfen nur zu dem Zweck bearbeitet werden, der bei ihrer Beschaffung angegeben wurde, gesetzlich vorgeschrieben ist oder sich aus den Umständen ergibt.
e. Verhältnismässigkeit
Es dürfen nur Personendaten bearbeitet werden, die geeignet und nötig sind, um den Zweck zu erreichen. Der Zweck und die Datenbearbeitung müssen dabei in einem angemessenen Verhältnis zueinanderstehen.
f. Speicherbegrenzung
Personendaten, welche für die Erfüllung des Bearbeitungszwecks nicht mehr erforderlich sind, sind zu löschen oder zu vernichten oder deren Bearbeitung entsprechend einzuschränken (Ausnahmen bei zwingenden Aufbewahrungsfristen).
g. Richtigkeit
Wer Personendaten bearbeitet, hat sich über deren Richtigkeit zu vergewissern.
h. Datensicherheit
Personendaten müssen durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden.
1.3. Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten
Von einem Bearbeitungsverzeichnis wird abgesehen, solange der Verein nicht über 250 Mitglieder zählt.
1.4. Anfragen betroffener Personen
Unsere Mitglieder und weitere Personen haben als betroffene Personen gewisse Rechte, welche wir gewährleisten müssen. Insbesondere stehen ihnen folgende Rechte zu:
a. Auskunftsrecht: Die betroffene Person kann Auskunft darüber verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden.
b. Recht auf Datenherausgabe oder -übertragung: Die betroffene Person kann die Herausgabe ihrer Personendaten verlangen.
c. Berichtigungsrecht: Die betroffene Person kann verlangen, dass unrichtige Personendaten berichtigt werden. Im Verein tätige Personen leiten erhaltene Anfragen von betroffenen Personen innert 24 Stunden an die für den Datenschutz verantwortliche Person weiter. Mit der Anfrage ist auch die Bestätigung mitzuteilen, dass die Identität der anfragenden Person festgestellt wurde.
1.5. Datenübermittlung an Dritte
Bei Vorhaben, welche die Übermittlung von Personendaten an externe Dritte vorsehen, wie z.B. an Kooperationspartner oder an Service Provider, ist die für Datenschutz verantwortliche Person frühzeitig zu informieren.
1.6. Verletzungen des Datenschutzes und der Datensicherheit
Eine Verletzung der Datensicherheit ist gegeben, wenn Personendaten unbeabsichtigt oder widerrechtlich vernichtet, verändert, gelöscht, Unbefugten offengelegt/zugänglich gemacht werden oder verloren gehen. Im Falle einer Datensicherheitsverletzung ist umgehend die für Datenschutz verantwortliche Person zu informieren.
1.7. Verantwortlichkeiten und Kompetenzen
1.7.1. Alle im Verein tätigen Personen
Alle im Verein tätigen Personen sind verantwortlich, Personendaten in Übereinstimmung mit den vorliegenden Bestimmungen zu bearbeiten. Insbesondere haben alle im Verein tätigen Personen die folgenden Verantwortlichkeiten und Kompetenzen:
▪ umgehende Weiterleitung von datenschutzrechtlichen Anfragen insbesondere von betroffenen Personen an die für Datenschutz verantwortliche Person
▪ umgehende Meldung an die für Datenschutz verantwortliche Person bei Verdacht auf Verletzungen des Datenschutzes und der Datensicherheit
▪ umgehende Meldung an die für Datenschutz verantwortliche Person bei Verdacht, dass Personendaten entgegen den vorliegenden Bestimmungen bearbeitet wurden
▪ Teilnahme an Schulungen, sofern von der für Datenschutz verantwortlichen Person aufgefordert
1.7.2. Die für Datenschutz verantwortliche Person
Die für Datenschutz verantwortliche Person wird durch den Vereinsvorstand bestimmt. Sie hat folgende Aufgaben und Kompetenzen:
▪ Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorgaben innerhalb des Vereins
▪ Information und jährliche Berichterstattung an den Vereinsvorstand
▪ Führung und Pflege des Verzeichnisses (sofern Anzahl Mitglieder über 250 ist)
▪ Risikobeurteilungen von Verletzungen des Datenschutzes und der Datensicherheit
▪ Beantwortung von Anfragen von betroffenen Personen innert 30 Tagen seit Antragstellung der betroffenen Person
▪ Durchführung von Schulungen im Bereich Datenschutz
▪ Kommunikation mit dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).
Landfrauenverein Aarwangen, Februar 2025
Datenschutzerklärung Landfrauenverein Aarwangen
1. Grundsatz
Der Schutz der Privatsphäre unser Vereinsmitglieder ist uns ein wichtiges Anliegen. Mit der folgenden Datenschutzerklärung erläutern wir, welche Personendaten wir zu welchem Zweck bearbeiten. Die Datenschutzerklärung richtet sich nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz (in Kraft getreten am 01.09.23).
2. Verantwortliche Person
Die für den Datenschutz verantwortliche Person wird durch den Vereinsvorstand bestimmt.
3. Bearbeitung von Personendaten
Wir bearbeiten diejenigen Personendaten, die uns die Vereinsmitglieder zur Verfügung stellen zu Vereinszwecken. In diesem Rahmen bearbeiten wir insbesondere Angaben, die sie uns selbst bei der Kontaktaufnahme (beispielsweise per Briefpost, E-Mail, Kontaktformular, Social Media oder Telefon), bei der Einschreibung als Vereinsmitglied freiwillig übermitteln. Namentlich werden Ihre Personendaten zu folgenden Zwecken bearbeitet:
▪ Durchführung der Mitgliedschaft
▪ Führung eines Adressbuchs
▪ Abwicklung der Rechnungsstellung und Bezahlung der Mitgliedschaftsbeiträge
▪ Organisation und Anmeldung von Vereinsanlässen und Reisen
▪ Führung der Vereinshistorie
▪ Kommunikation unter den Mitgliedern und weiteren Beteiligten
▪ Meldung der Personendaten an den kantonalen und schweizerischen Dachverband
▪ Kommunikation und Rechnungsstellung mit Lieferantinnen und Lieferanten (z. B. für
Beschaffung von Vereinsshirts mit personalisiertem Aufdruck, Durchführung von Kursen, Anlässen, Vereinsreisen, etc.)
4. Personendaten von Dritten
Sofern die Vereinsmitglieder Personendaten von Dritten an uns übermitteln, sind sie verpflichtet, den Datenschutz gegenüber den Dritten zu gewährleisten sowie die Richtigkeit der Personendaten sicherzustellen.
5. Bearbeitung von Personendaten durch Dritte
Wir können Personendaten durch beauftragte Dritte bearbeiten lassen oder gemeinsam mit Dritten sowie mit Hilfe von Dritten bearbeiten oder an Dritte übermitteln. Bei den Dritten handelt es sich um Anbieter, deren Leistungen wir in Anspruch nehmen. Wir verlassen uns bei solchen Dritten auf einen angemessenen Datenschutz.
6. Berichtigungs- und Auskunftsrecht
Betroffene Personen können jederzeit verlangen, dass unrichtige Personendaten berichtigt werden. Das Auskunftsrecht berechtigt Personen, jederzeit Einsicht zu erhalten, welche Personendaten von ihnen bearbeitet, respektive vorhanden sind.
7. Löschung von Personendaten
Werden Personendaten nicht mehr gebraucht, werden diese archiviert (z.B. Vereinsaustritt). Die Kontaktdaten werden ab diesem Zeitpunkt nur noch für übergeordnete Vereinsinteressen verwendet. Darunter fallen u.a. geschichtliche Rückverfolgung, ausserordentliche Vereinsanlässe, Rück- sowie Anfragen. Die endgültige Löschung der Personendaten müssen bei Vereinsaustritt explizit beim Landfrauenverein Aarwangen gemeldet werden.
8. Rechte Bild und Ton
Bei Anlässen vom Landfrauenverein Aarwangen können Bild und Tonaufnahmen gemacht werden, welche für die Interessen des Vereins verwendet und veröffentlicht werden können (z. B. Homepage Landfrauenverein Aarwangen, Beitrag Dorfzytig Aarwangen, etc.). Personen, die davon absehen und keine Veröffentlichung möchten, melden sich am jeweiligen Anlass bei den verantwortlichen Personen.
9. Datensicherheit
Wir treffen angemessene und geeignete technische und organisatorische Massnahmen, um den Datenschutz und insbesondere die Datensicherheit zu gewährleisten.
10. Nutzung der Website www.landfrauenverein-aarwangen.ch
Wir können Cookies für unsere Website verwenden. Solche gespeicherten Daten müssen nicht auf traditionelle Cookies in Textform beschränkt sein. Sie ermöglichen uns beispielsweise die Reichweite unserer Website zu messen.
Die Vereinsmitglieder können Cookies in ihren Browser-Einstellungen jederzeit ganz oder teilweise deaktivieren sowie löschen. Folgendes kann, bei Bedarf, bei jeden Zugriff auf unsere Website Angaben erfasst werden:
• Datum und Zeit einschliesslich Zeitzone, IP-Adresse, Zugriffsstatus. Betriebssystem einschliesslich Benutzeroberfläche und Version, Browser einschliesslich Sprache und Version, aufgerufene einzelne Unter-Seite einschliesslich übertragener Datenmenge Wir speichern solche Angaben (die auch Personendaten darstellen können), bei Bedarf, in Server-Logdateien.
11. Benachrichtigungen und Mitteilungen
Wir versenden Benachrichtigungen und Mitteilungen wie beispielsweise Newsletter oder Einladungen per E-Mail und über andere Kommunikationskanäle.
12. Schlussbestimmungen
Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen und ergänzen. Wir werden über solche Anpassungen und Ergänzungen in geeigneter Form informieren, insbesondere durch Veröffentlichung der jeweils aktuellen Datenschutzerklärung auf unserer Website.
Alle Vereinsmitglieder des Landfrauenvereins wurden mit der Einladung für die Hauptversammlung 2025 über die Datenschutzbestimmungen und über die Datenschutzerklärung des Landfrauenvereins Aarwangen informiert und sind, ohne ihren SCHRIFTLICHEN Gegenbericht bis Ende Mai 2025, mit diesen einverstanden. Neumitglieder erhalten die Datenschutzbestimmungen und -erklärung bei Eintritt ausgehändigt.
Landfrauenverein Aarwangen, Februar.2025